Vendre un appartement en copropriété : documents, pré-état daté et état daté

Vendre un appartement situé dans une copropriété demande plus de préparation que vendre une maison individuelle. En plus des diagnostics habituels, l’acquéreur doit recevoir un ensemble d’informations sur l’immeuble, son fonctionnement et ses finances, dès la signature de la promesse de vente. Les réunir à l’avance évite de retarder la vente, voire de la fragiliser. Voici les étapes, à titre d’information générale.

Pourquoi tant de documents ?

En achetant un lot de copropriété, l’acquéreur ne devient pas seulement propriétaire de son appartement : il devient aussi copropriétaire des parties communes et membre du syndicat des copropriétaires. Il doit donc savoir ce qu’il achète, quelles charges il paiera, quels travaux ont été votés et si la copropriété est en bonne santé financière. La loi organise cette information en deux temps : avant la promesse, puis avant l’acte de vente.

Les diagnostics, comme pour toute vente

Le vendeur doit d’abord fournir le dossier de diagnostic technique : diagnostic de performance énergétique, état des risques, diagnostics électricité et gaz pour les installations anciennes, amiante et plomb selon l’année de construction, et mesure de la surface privative dite « loi Carrez », propre aux lots de copropriété. Ces diagnostics sont à la charge du vendeur et ont chacun leur durée de validité.

Les documents à remettre au plus tard à la promesse

Au plus tard à la signature de la promesse ou du compromis, le vendeur remet à l’acquéreur une série de documents et d’informations, prévus par le code de la construction et de l’habitation. On y trouve notamment :

1. les documents relatifs à l’organisation de l’immeuble : règlement de copropriété, état descriptif de division et leurs modifications ;
2. les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, sauf si le vendeur n’a pas pu les obtenir auprès du syndic ;
3. la fiche synthétique de la copropriété, qui résume ses principales données techniques et financières ;
4. le carnet d’entretien de l’immeuble ;
5. une notice d’information sur les droits et obligations des copropriétaires ;
6. les informations financières : charges courantes et hors budget payées par le vendeur sur les deux derniers exercices, sommes susceptibles d’être dues par l’acquéreur, état global des impayés de la copropriété et des dettes envers les fournisseurs, quote-part du fonds de travaux attachée au lot ;
7. le cas échéant, les conclusions du diagnostic technique global.

Ces documents peuvent être remis sur tout support, y compris par voie électronique, si l’acquéreur l’accepte expressément. Lorsque l’acquéreur est déjà propriétaire d’un lot dans la même copropriété, une partie d’entre eux n’est pas exigée.

Le pré-état daté : les informations financières mises en forme

Le terme « pré-état daté » ne figure pas dans la loi. Il désigne, dans la pratique, le document qui rassemble les informations financières à remettre avant la promesse. Beaucoup de syndics l’établissent sur demande, contre facturation, mais rien n’oblige le vendeur à passer par eux : il peut le préparer lui-même à partir des appels de fonds, des relevés de charges et des procès-verbaux en sa possession.

Plusieurs services proposent aujourd’hui de l’automatiser : on dépose ses documents de copropriété et l’on reçoit un document structuré, au format attendu par les notaires. Le vendeur pressé peut ainsi faire établir son pré-état daté en ligne en quelques minutes, sans attendre le syndic. Dans tous les cas, vérifiez que les chiffres reprennent bien ceux de la dernière assemblée générale ayant approuvé les comptes.

L’état daté : établi par le syndic avant l’acte

L’état daté est un document différent, établi par le seul syndic, à la demande du notaire ou du vendeur, en vue de l’acte de vente définitif. Il fait le point sur la situation financière du lot à cette date et comporte trois parties :

• les sommes dues par le vendeur au syndicat des copropriétaires ;
• les sommes que le syndicat doit au vendeur ;
• les sommes qui seront à la charge de l’acquéreur.

Ses frais sont à la charge du vendeur, et leur montant est plafonné à 380 € TTC. Le vendeur peut contester une facturation supérieure, y compris lorsque le syndic cumule les factures pour la vente simultanée de plusieurs lots. Le site officiel de l’administration détaille ces règles dans sa fiche « Faut-il un état daté pour vendre un logement dans une copropriété ? ».

Le calendrier, en résumé

Moment	Ce qu’il faut fournir	Qui le prépare
Mise en vente	diagnostics, surface Carrez	diagnostiqueurs certifiés
Promesse ou compromis	documents de la copropriété et informations financières (« pré-état daté »)	le vendeur, seul ou avec l’aide d’un service ou du syndic
Avant l’acte définitif	état daté	le syndic, à la demande du notaire

Charges, travaux et taxe foncière : bien répartir

Plusieurs questions d’argent se règlent au moment de la vente :

• les charges courantes : en principe, celui qui est copropriétaire au moment de l’appel de fonds les paie ; vendeur et acquéreur peuvent convenir d’une autre répartition ;
• les travaux votés : la répartition entre vendeur et acquéreur des travaux décidés avant la vente mérite d’être fixée clairement dans la promesse ;
• le fonds de travaux : les sommes versées restent attachées au lot et ne sont pas remboursées au vendeur par le syndicat ;
• la taxe foncière : due par le propriétaire au 1er janvier, elle fait souvent l’objet d’un remboursement au prorata par l’acquéreur, prévu dans l’acte.

Préparer son appartement

Au-delà des papiers, un logement rangé et lumineux se visite mieux. Notre méthode pour désencombrer sa maison aide à préparer les visites, et nos conseils pour économiser l’énergie à la maison rappellent les travaux qui améliorent le diagnostic de performance énergétique.

Cet article est une information générale. Les règles citées sont celles en vigueur à la date de publication ; le notaire chargé de la vente reste l’interlocuteur de référence.

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